Survivre aux modifications apportées à Microsoft Word 2003 Publipostage

Avec chaque nouvelle version de Microsoft Office, il semble que dans la sagesse de Microsoft, ils décident de changer la manière dont nous l'e-mail humble fusionner. Dans les versions antérieures de Microsoft Word, telles que Microsoft Word 2000, le processus pour entreprendre un publipostage était simple. La première étape a été de créer la source de données, qui par défaut est un document Microsoft Word avec un tableau simple en elle. L'étape suivante a consisté à créer le document principal, ce qui pourrait être une lettre ou une brochure. Ensuite, la troisième étape a consisté à ajouter des champs au document principal, puis enfin réaliser la fusion.

Dans Microsoft Word 2003, si vous commencez un nouveau courrier fusionner alors vous devriez être conscient du fait que vous n'avez plus de produire un document Microsoft Word en tant que source de données, en fait, l'. Datasource que vous produisez est une base de données Microsoft Access I, à un certain degré applaudir cette décision parce que je suis un fervent partisan de ce que toutes les données brutes devraient en fait être stockées dans une base de données de quelque sorte, ce n'est pas grave si sa une base de données Microsoft Access, une base de données MySQL ou SQL Server. La raison à cela, c'est que la base de données permet à l'utilisateur d'utiliser ces informations plus d'une fois et une base de données est beaucoup plus stable qu'un document Microsoft Word, surtout si vous travaillez avec de grands volumes de données. Vous constaterez également que la base de données Microsoft Access créée par l'Assistant Fusion et publipostage est très simple et ne contient une seule table avec les champs que vous avez définis.

Le truc cool, Microsoft a fini avec cela, c'est que par le stockage de vos données brutes en une base de données Microsoft Access, il vous permet, dans l'avenir de facilement partager ces données avec d'autres applications. En fait, il est beaucoup plus facile de déplacer des données dans une feuille de calcul Microsoft Excel ou même dans un système de base de données commerciale comme Microsoft SQL Server à partir de Microsoft Access. La fonctionnalité de messagerie nouvelle fusion vous permet également de filtrer et trier vos données beaucoup plus facilement. L'autre avantage clé est que le filtre vous permet de sélectionner les données que vous voulez réellement inclure dans le publipostage procès.

La question que j'ai bien avec le nouveau 2003 Microsoft Word processus de fusion et publipostage est la complexité de faire une fusion. En particulier, la manière de longue haleine que vous devez ajouter les champs de fusion dans votre document. Dans les versions antérieures de l'application Microsoft Word, telles que Microsoft Word 2000, vous pouvez simplement ajouter chaque champ de fusion dans votre document principal en une seule fois. Dans Microsoft Word 2003, vous devez d'abord ouvrir la boîte de dialogue Fusionner champs chaque fois que vous souhaitez ajouter un champ. C'est vrai, vous devez ajouter chaque champ en sélectionnant le champ et en insérant ensuite le champ de fusion, puis fermez le dialogue et vous devez répéter cette étape pour chaque champ. Je trouve que c'est plus ennuyeux qu'autre chose.

Nous pourrions bien sûr entrer manuellement chaque champ en utilisant le raccourci Ctrl + F9 (utilisé pour insérer un champ), mais que je considère trop, c'est beaucoup de travail. Je pense que dans les futures versions c'est quelque chose que Microsoft va changer mais je suppose que seul le temps nous le dira.

Dans l'ensemble, je pense que la nouvelle version de Microsoft Word 2003 Assistant Fusion et publipostage est un pas en avant, mais pour les utilisateurs précédents de la fusion et le publipostage processus, il peut être un peu intimidant et déroutant....